Mindre filarbejde.
Mere tid til kunderne.
En container er på vej. Kunden skal have besked. Munk AI samlede Greencarriers manuelle arbejde med pre-arrival notices i en løsning, der forbinder data, modtagere og kundemails.
Se casen
Relevant information om forventet ankomst. Samlet omkring den enkelte kunde.
- 150 t.
- Årligt udgangspunkt
- Ét flow
- Fra fil til kundemail
- DK + NO
- Anvendelse i to lande
- Kunder
- Kommunikation i fokus
tidligere manuelt arbejde i Danmark¹
behandling, modtagere og beskeder
registreret i status fra april 2026²
mere overskuelige ankomstbeskeder
Procesautomatisering hos
GREENCARRIERLINER AGENCY
01Kort fortalt
Informationen fandtes.
Arbejdet lå imellem.
Greencarrier Liner Agency Denmark ønskede en enklere måde at sende forventede containerankomster til sine B2B-kunder på.
Oplysningerne kom fra Evergreens system. Men før kunden kunne modtage en pre-arrival notice, skulle medarbejderen rense filer, overføre data til Excel, tilføje ankomstoplysninger og oprette beskeder til hver enkelt kunde.
Munk AI udviklede en webapplikation, som samlede filbehandling, modtagerhåndtering og generering af kundemails. Løsningen blev tilpasset gennem afprøvning og dialog med de medarbejdere, der håndterer forsendelserne i hverdagen.
02Udfordringen
Mange manuelle trin.
Den samme besked.
Den oprindelige proces gik fra et udtræk i Evergreens SOL-system til en tekstfil, videre til et regneark og til sidst til en PDF og en individuel mail.
Medarbejderen skulle fjerne overflødige linjer, sikre det rigtige dataformat og udvælge oplysninger for den enkelte kunde. Processen blev gentaget for hvert skib og senere igen, når ankomsttidspunkterne kunne præciseres.
Ambitionen var at reducere det gentagne filarbejde og samtidig bevare den personlige kontakt til kunderne.
Et konkret behov i hverdagen
Hvilke containere kommer hvornår?Kunden skal have sine egne oplysninger i et format, der er let at læse og bruge.03Løsningen
Fra rå data
til relevant information.
Løsningen samler arbejdet i en webapplikation. Medarbejderen kan arbejde med forsendelser og modtagere i ét forløb frem mod kundekommunikationen.
Behandl filen
Oplysninger fra rederiets udtræk bearbejdes til et grundlag for pre-arrival notices.
Saml pr. kunde
Forsendelser forbindes med modtagere. Manglende adresser kan håndteres i arbejdsprocessen.
Generér beskeden
Kundemails samler relevante containeroplysninger og forventede ankomsttidspunkter.
Forenklet illustration af arbejdsgangen. Der indgår fortsat medarbejderopgaver og håndtering af undtagelser; løsningen beskrives ikke som en fuldstændig ubemandet proces.
04Sådan greb vi det an
Bygget omkring den proces, medarbejderne kendte.
- 01Sammen
Kortlæg arbejdsgangen
Greencarrier viste processen fra dataudtræk til kundemail. Munk AI afdækkede de manuelle trin, systemerne og brugernes behov.
- 02Munk AI
Gør løsningen konkret
Arbejdsgange, systemoverblik og skitser blev brugt til at konkretisere en webapplikation til pre-arrival notices.
- 03Sammen
Afprøv på reelle opgaver
Brugerne gennemgik data, kundeopdeling og de genererede beskeder. Feedback gjorde behovet for overskuelighed og mindre copy-paste tydeligt.
- 04Munk AI
Tilpas løsningen
Arbejdet omfattede filbehandling, modtagerlister og præsentation af information i kundemails. Brugerønsker blev samlet og prioriteret undervejs.
- 05Sammen
Undersøg brug i flere lande
Forløbet blev udvidet med fokus på lokale modtagerlister og arbejdsgange. Den senere status beskriver anvendelse i Danmark og Norge.
05I praksis
En ankomstbesked.
Et fælles overblik.
Kundekommunikationen samler oplysninger, der tidligere krævede flere opslag og manuelle overførsler. Det gør præsentationen af den enkelte forsendelse til en del af den samlede arbejdsgang.
Illustration af beskedens indhold, ikke et produktskærmbillede. Der vises ingen faktiske kundedata, containernumre eller modtagere.
Jeres forsendelser
på vej.
06Munk AI’s bidrag
Et sammenhængende
værktøj til kundeservice.
Leverancen forbandt procesforståelse, softwareudvikling og løbende tilpasning til den praktiske brug.
Procesanalyse og løsningsdesign
Kortlægning af filarbejde, systemer og brugerbehov samt skitser af en samlet arbejdsgang.
Webapplikation og filbehandling
En løsning, der behandler data fra udtræk og understøtter arbejdet med pre-arrival notices.
Modtagere og kundemails
Håndtering af modtagerlister og generering af beskeder med relevante forsendelses- og ankomstoplysninger.
Tilpasning og overdragelse
Brugerdialog om funktioner og design samt teknisk overdragelse og arbejde med anvendelse på tværs af lande.
07Kundens erfaring
Mindre manuelt arbejde. Bedre præsentation.
Værdien skal kunne mærkes i kundeservice.
I tilbagemeldingen fra maj 2025 beskrev Greencarrier, at løsningen havde sparet tid i Danmark og forbedret kundeservicen gennem et bedre design.
Tilbagemeldingen understreger, at værdien både ligger i arbejdet bag beskeden og i den information, kunden modtager.
Der var fortsat opgaver for medarbejderne. Forløbet viste samtidig, at brugervenlighed, lokale arbejdsgange og håndtering af undtagelser har betydning for, om en løsning bliver taget i brug.
Fra gentagelsertil overblik.
Mindre filarbejdeFlere manuelle trin er samlet i én løsning.
Mere overskuelige beskederKundeoplysninger præsenteres som en del af den samlede proces.
Et værktøj i anvendelseStatus fra april 2026 beskriver brug i Danmark og Norge.
08Resultater og værdi
En lettere vej
fra data til besked.
Casen handler om automatisering af en konkret arbejdsproces og de erfaringer, der fulgte med anvendelsen.
Et samlet arbejdsforløb
Filbehandling, modtagere og kundemails er forbundet i en webapplikation.
Oplevet tidsbesparelse
Kunden beskrev i maj 2025 mindre manuelt arbejde i Danmark. Der gives ikke et løfte om en bestemt tilbagebetalingstid.
Bedre kundekommunikation
Kunden fremhævede designet og præsentationen som en forbedring af kundeservicen.
Erfaring med flere lande
Forløbet har givet viden om, hvordan samme proces skal tilpasses lokale rutiner og brugere.
¹ De 150 timer er det oprindelige årlige tidsforbrug i den kundegodkendte brochuretekst – ikke en målt årlig besparelse. ² Danmark og Norge er beskrevet som aktive i en intern status fra 19. april 2026.
Jeres næste skridt
Hvor meget af jeres kundekommunikation begynder med copy-paste?
Munk AI hjælper med at kortlægge de gentagne opgaver og forbinde data, systemer og kommunikation i en arbejdsgang, der passer til jeres virksomhed.