Serviceviden.
Tilgængelig med DokBot.
Hos Nordhavn Power Solutions ligger vigtig erfaring i servicerapporter og dokumenter. Munk AI udviklede DokBot, så teknikere og backoffice kan spørge til historikken og finde den viden, de skal bruge.
Se casen
Viden om tidligere service skal være til at finde, når den næste opgave skal løses.
- DokBot
- Én indgang til viden
- Service
- Historikken som grundlag
- Kilder
- Svar med dokumentation
- Sammen
- Udviklet med brugerne
spørg til virksomhedens dokumenter
tidligere arbejde, reparationer og dele
mulighed for at kontrollere originalen
teknikere og backoffice i pilotforløbet
En AI-løsning til serviceviden for
NORDHAVNPOWER SOLUTIONS
01Kort fortalt
Fra dokumentarkiv til en samtale om service.
Nordhavn ønskede at gøre sin viden lettere tilgængelig for support, service og interne funktioner.
Når en tekniker skulle kende en motors historik, krævede det ofte hjælp fra en kollega, som læste tidligere rapporter igennem. Oplysninger om service, reparationer og udskiftede dele var gemt i dokumenterne, men tog tid at finde og sammenholde.
DokBot giver medarbejderne en fælles indgang til denne viden. De kan stille spørgsmål i almindeligt sprog og få samlet relevante oplysninger fra dokumenterne. Løsningen er udviklet og afprøvet sammen med Nordhavns medarbejdere.
02Udfordringen
Erfaringen fandtes.
Den skulle frem i tide.
En motor kan have en lang servicehistorik fordelt på mange rapporter. Svaret på et enkelt spørgsmål kan kræve opslag på tværs af skibsnavne, motornumre og ordrer.
Samtidig rummer tekniske dokumenter tabeller, afkrydsninger og fagudtryk. Det gør en forskel, om en del er rengjort, inspiceret eller udskiftet. Dokumenternes detaljer skal følge med, når viden bliver til et AI-svar.
Et spørgsmål fra den virkelige arbejdsdag
Hvad blev der lavet ved sidste service?Relevant historik, udført arbejde og den oprindelige rapport – samlet omkring den konkrete opgave.03Løsningen
Spørg til historikken.
Find dokumentationen.
DokBot forbinder en enkel chat med søgning i Nordhavns egne dokumenter. Under overfladen kombineres søgning på betydning med opslag på konkrete oplysninger.
Virksomhedens dokumenter
Servicerapporter og fakturaer fra det eksisterende fildrev.
Viden gjort søgbar
Dokumentindhold og nøgleoplysninger behandles og indekseres.
En samtale med kilder
Relevante oplysninger samles i et svar med henvisning til dokumentationen.
Forenklet illustration af løsningens princip. Fakturahåndtering og præcision på tværs af dokumenter har været særskilte fokusområder i udviklingen.
04Sådan greb vi det an
Bygget omkring de spørgsmål, medarbejderne faktisk stiller.
- 01Sammen
Afdæk behovet
Nordhavn og Munk AI kortlagde dokumenttyper, arbejdsopgaver og de spørgsmål, en tekniker eller backoffice-medarbejder skal kunne få svar på.
- 02Munk AI
Gør dokumenterne søgbare
Munk AI udviklede dokumentbehandling, søgning og en chatgrænseflade med Microsoft-login. Nye og opdaterede dokumenter kan indlæses automatisk.
- 03Sammen
Test på rigtig servicehistorik
Brugerne afprøvede DokBot på konkrete skibe, motorer og rapporter. Svar blev sammenholdt med dokumenternes faktiske indhold.
- 04Munk AI
Tilpas søgning og svar
Feedback blev omsat til ændringer i søgningen, håndteringen af dokumenttyper og forståelsen af opfølgende spørgsmål.
- 05Sammen
Introducér løsningen i hverdagen
Serviceteknikere og backoffice deltog i demonstration, afprøvning og feedback. Det gjorde anvendelsen og de næste forbedringer konkrete.
- 06Sammen
Definér næste version
Erfaringerne fra piloten blev samlet i et nyt kravgrundlag med fokus på præcision, fakturaer, fagbegreber og dialog.
05I praksis
Samme viden.
En enklere vej ind.
Spørgsmålene tager afsæt i den konkrete motor eller opgave. Medarbejderen kan følge op i samtalen og kontrollere oplysningerne i den underliggende rapport.
Illustration af arbejdsformen. Eksemplerne viser spørgsmål og svarstruktur, ikke en live-chat eller konkrete kundedata.
Et overblik med adgang til kilden
- Dato for service og reference til rapporten
- Beskrivelse af det udførte arbejde
- De oplysninger, der er registreret i dokumentet
06Munk AI leverede
Fra dokumenter til et værktøj for medarbejderne.
Leverancen kombinerer software, integration, dokumentation og afprøvning med de mennesker, der kender servicearbejdet.
DokBot og chatgrænseflade
En webbaseret AI-assistent med samtalehistorik, så medarbejderen kan stille spørgsmål og følge op i samme dialog.
Dokumentbehandling og søgning
Indlæsning fra fildrev, behandling af dokumentindhold og en kombination af strukturerede opslag og søgning på betydning.
Adgang og Azure-opsætning
Microsoft-login for Nordhavns medarbejdere og en løsning bygget med Azure-tjenester som teknisk fundament.
Bruger- og teknisk dokumentation
Vejledning i anvendelsen samt dokumentation af arkitektur, dataflow, installation og vedligeholdelse.
Brugertest og løbende forbedringer
Testspørgsmål, gennemgang af svar og indsamling af feedback fra backoffice og teknikere. Erfaringerne blev omsat til næste udviklingstrin.
07Erfaringer fra piloten
Fra afprøvning til konkret feedback
Værdien viser sig i arbejdet med de rigtige spørgsmål.
Pilotopsamlingen beskriver, at brugerne kunne finde relevante servicerapporter, og at løsningen blev oplevet som hurtig og brugbar.
Afprøvningen viste samtidig, hvor præcisionen skulle forbedres: skelnen mellem service og overhaling, mellem rengjorte og udskiftede dele samt søgning på fakturaer og fagbegreber.
Det gav et konkret grundlag for at prioritere den videre udvikling sammen med Nordhavn.
Præcision kræver faglig kontekst.
Find den rigtige historikSkib, motor og ordre skal pege på den relevante dokumentation.
Bevar betydningenRengjort, inspiceret og udskiftet beskriver forskellige handlinger.
Gør svaret efterprøvbartDen originale rapport er grundlaget for at kontrollere svaret.
08Resultater og værdi
En ny adgang til virksomhedens serviceviden.
Forløbet har gjort dokumenthistorikken tilgængelig gennem en chat og skabt konkrete erfaringer med, hvordan AI kan understøtte servicearbejdet.
Viden via almindelige spørgsmål
Medarbejdere har afprøvet en ny måde at finde og få præsenteret indholdet af servicerapporter på.
Dokumenterne som fælles grundlag
Samtalen tager afsæt i virksomhedens dokumentation og kan ledsages af kildehenvisninger til kontrol og videre læsning.
Automatisk indlæsning
Dokumentbehandlingen er koblet til fildrevet, så nye og opdaterede filer kan gøres søgbare uden manuel indtastning i chatten.
Klarere krav til næste trin
Brugernes test har gjort det tydeligt, hvilke fagbegreber, dokumentrelationer og spørgsmål næste version skal håndtere bedre.
Erfaringerne bygger på kvalitative brugertest og pilotfeedback. Der er ikke opgjort en målt tidsbesparelse eller økonomisk effekt i denne case.
Jeres næste skridt
Ligger jeres vigtigste viden også gemt i dokumenter?
Munk AI hjælper med at forbinde virksomhedens dokumentation med de spørgsmål, medarbejderne skal have svar på i hverdagen.